COMPARTILHAMENTO DE DOCUMENTOS: Como saber se o cliente realmente leu o contrato/documento antes de assinar?
Advogados, corretores e prestadores de serviço em geral enfrentam diariamente um desafio clássico: garantir que o cliente tenha lido o contrato antes de assiná-lo. Na prática, muitos dizem “vou ler depois” e simplesmente assinam sem saber o conteúdo. Isso expõe ambas as partes a riscos e desgastes futuros.
Garantir que um cliente leia um contrato antes de assinar é uma preocupação constante a qualquer profissional que lide com documentos importantes. A falta de leitura atenta pode gerar conflitos, alegações de desconhecimento e até processos judiciais. Mesmo com boas práticas de envio e acompanhamento, a dificuldade em comprovar a leitura real ainda persiste. Por isso, encontrar formas seguras e eficazes de controlar e registrar esse processo se tornou essencial para reduzir riscos e proteger as partes envolvidas.
Os riscos de um contrato não lido
Quando o cliente assina algo que não leu, podem surgir problemas como:
- Solicitações de alteração após a assinatura.
- Alegação de desconhecimento de cláusulas importantes.
- Cancelamentos ou processos judiciais.
- Problemas éticos e de relacionamento comercial.
Por isso, mais do que enviar o contrato, é essencial criar estratégias para garantir que o cliente realmente leia antes de firmar o compromisso.
Como geralmente é feito esse acompanhamento na rotina:
- Envio de contratos com prazo: é definido um prazo para o cliente devolver o contrato assinado, causando ansiedade e não garantindo que a pessoa vai realmente ler o conteúdo. Muitos deixam para o último minuto e assinam sem sequer abrir o arquivo.
- Anexo de um resumo dos principais pontos: Resumos são interpretativos e podem omitir pontos importantes. Além disso, alguns clientes leem só o resumo e ignoram o contrato completo, o que mantém o risco jurídico.
- Solicitação de confirmação/validação de leitura: Um simples “li e estou de acordo” por e-mail ou mensagem não prova, de fato, que a leitura ocorreu ou quanto tempo foi dedicado a ela.
- Promoção de reuniões de conferência: Nem sempre o cliente está disponível para reuniões, e esse modelo acaba sendo cansativo e pouco prático para documentos mais simples ou rotineiros.
Apesar de boas práticas, ainda existem riscos nessas práticas, muitos clientes seguem assinando sem ler ou alegam não ter compreendido algum trecho. Isso pode gerar impasses e complicações futuras, pois nem sempre há como comprovar se a leitura efetivamente aconteceu.
SOLUÇÃO – Como resolver isso de forma objetiva?
Utilização de plataformas de gestão documental. Há sistemas que permitem controlar o acesso a documentos e registrar quando e por quanto tempo foram visualizados. Isso cria segurança jurídica adicional para as duas partes. Se você quer utilizar uma plataforma de gestão documental para ter todas as garantias, o DocYouX é para você.
O DocYouX elimina essas incertezas porque permite:
- Saber por quanto tempo o cliente leu cada página do documento.
- Verificar se ele navegou por todas as páginas.
- Controlar acesso restrito por e-mail e/ou senha.
- Incluir anotações e destaques.
- Gerar relatórios com essas informações.
- Permite visualização a localização de onde o documento foi visto.
- Permite visualização do dispositivo que foi utilizado para acessar o documento.
- Notificação por e-mail quando lido algum documento enviado por você.
Por que esses pontos são importantes?
- Saber por quanto tempo o cliente leu cada página do documento:
👉 Garante evidência objetiva de leitura real e não apenas de acesso. Ajuda a evitar alegações futuras de “não vi essa cláusula”.
- Verificar se ele navegou por todas as páginas:
👉 Assegura que o cliente percorreu o contrato inteiro, reduzindo o risco de desconhecimento de cláusulas importantes.
- Controlar acesso restrito por e-mail e/ou senha:
👉 Protege informações sensíveis, garantindo que só a pessoa autorizada tenha acesso e impedindo vazamentos ou acessos indevidos.
- Incluir anotações e destaques:
👉 Facilita a comunicação direta no documento, sinalizando pontos importantes ou dúvidas, e deixando o histórico registrado para ambas as partes.
- Gerar relatórios com essas informações:
👉 Oferece segurança jurídica adicional ao documentar acessos, leitura e interações, podendo ser usado como prova em eventuais questionamentos.
- Permitir visualização da localização de onde o documento foi visto:
👉 Ajuda a rastrear acessos suspeitos e validar o contexto da leitura, aumentando a segurança e controle sobre o envio.
- Permitir visualização do dispositivo que foi utilizado para acessar o documento:
👉 Auxilia no controle de segurança digital e na identificação de possíveis tentativas de acesso não autorizadas.
- Notificação por e-mail quando lido algum documento enviado por você.
👉 Permite notificar o remetente no momento em que o destinatário acessa o documento, garantindo que você saiba exatamente quando a leitura aconteceu. Isso facilita o acompanhamento, agiliza o andamento de processos, evita esquecimentos e dá segurança para cobrar ou tomar providências no tempo certo, com registro automático da data e hora do acesso.
Evitar mal-entendidos, conflitos e prejuízos jurídicos exige mais do que confiar no “li e concordo”. É preciso ter dados concretos sobre a leitura e interação do cliente com o contrato. O DocYouX oferece essa solução, eliminando incertezas e proporcionando controle total sobre o envio, leitura, acesso e validação dos documentos. Assim, profissionais de qualquer área ganham segurança, agilidade e registro completo de tudo que acontece com seus contratos e arquivos importantes. Se você busca mais proteção e gestão eficiente no envio de documentos, vale conhecer essa ferramenta – teste por 14 dias gratuitamente.
